Transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu)

---

Wymagane dokumenty

• Wniosek wraz z oświadczeniem strony, że dotychczas nie występowała z wnioskiem o transkrypcję do innego kierownika urzędu stanu cywilnego na terenie Polski. (link – wniosek 16.1, 16.2, 16.3)
  Wzory wniosków do pobrania w formacie PDF:
  a) Wniosek o transkrypcję aktu urodzenia
  b) Wniosek o transkrypcję aktu małżeństwa
  c) Wniosek o transkrypcję aktu zgonu
  W przypadku transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa oświadczenie małżonków o wyborze nazwisk noszonych po zawarciu małżeństwa oraz oświadczenie o wyborze nazwisk dla dzieci pochodzących z małżeństwa (zawarte w treści wniosku o transkrypcję aktu małżeństwa, jeśli zagraniczny dokument podlegający transkrypcji ich nie zawiera).
• Dokument tożsamości - dowód osobisty lub paszport (do wglądu).
• Oryginał zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który ma być transkrybowany wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski. Tłumaczenie winno być dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub konsula. Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula oraz dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski. Nie wymagają tłumaczenia odpisy aktów stanu cywilnego wydane na druku wielojęzycznym sporządzone zgodnie z Konwencja Wiedeńską z dnia 8 września 1976 r.
• Pełnomocnictwo - w przypadku wyznaczenia pełnomocnika do doręczeń lub pełnomocnika do prowadzenia sprawy lub w innej formie pisemnej np. poprzez wykorzystanie wzoru (pobierz pełnomocnictwo do transkrypcji, w formacie PDF)
• Dowód osobisty i książeczkę wojskową osoby zmarłej (jeśli posiadała)   w przypadku transkrypcji zagranicznego aktu zgonu.

---

Komórka organizacyjna

Urząd Miejski w Kamieniu Pomorskim
72-400 Kamień Pomorski
ul. Stary Rynek 1

Urząd Stanu Cywilnego (parter, pokój nr 2A i 3, tel.913823973, 913823959)

---

Opłaty

• Opłata skarbowa za wydanie odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po dokonaniu jego transkrypcji - 50,00 zł.
• Opłata skarbowa od złożonego pełnomocnictwa – 17,00 zł.
• Uzupełnienie aktu – 39,00 zł, Sprostowanie aktu – 39,00 zł (jeśli zachodzi potrzeba uzupełnienia lub sprostowania aktu).
  
  Tytuł opłaty: Transkrypcja aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu)
  Termin wniesienia opłat: w dniu składania wniosku.

Opłaty można dokonać:

• na rachunek bankowy nr 67 9393 0000 0012 9600 2000 0010 , Gmina Kamień Pomorski, 72-400 Kamień Pomorski, ul. Stary Rynek 1
• gotówką w kasie Urzędu
• kartą płatniczą w Urzędzie

---

Termin i sposób realizacji

Do 30 dni w sprawach wymagających prowadzenia postępowania wyjaśniającego. W sprawach skomplikowanych do dwóch miesięcy.
Transkrypcja – sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa zgonu)  oraz wydanie odpisu zupełnego.

---

Podstawa prawna

• ustawa z dnia 28 listopada 2014r. Prawo o aktach stanu cywilnego art. 104-107                              
• ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego   
• ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej                                                           
• ustawa z dnia 7 października 1999r. o języku polskim                                                             
• ustawa z dnia 24 września 2010r. o ewidencji ludności

---

Tryb odwoławczy

Od wydanej decyzji o odmowie transkrypcji służy stronie odwołanie do Wojewody Zachodniopomorskiego za pośrednictwem kierownika urzędu stanu cywilnego w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia.

---

Dodatkowe informacje, uwagi

• Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji, lub inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji, lub interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.
• Obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego powinien obligatoryjnie złożyć wniosek o transkrypcję ww. dokumentu w przypadku, gdy posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terenie Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
• Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
• W przypadku niemożności porozumienia się ze stroną składającą oświadczenie mające wpływ na stan cywilny osoby, z powodu nieznajomości języka polskiego, na tej osobie spoczywa obowiązek zapewnienia udziału tłumacza przysięgłego języka, którym ta osoba się posługuje.
• Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie), w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa.
• Zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający urodzenie, małżeństwo lub zgon, złożony wraz z wnioskiem o jego przeniesienie do polskiego rejestru stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji nie podlega zwrotowi. Na wniosek osoby, która przedkłada zagraniczny dokument stanu cywilnego, można zwrócić ten dokument po uprzednim sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego, ale tylko wtedy, jeżeli wnioskodawca nie ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu.